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Como reflexionaba Lucio Carlos Freite en su post sobre el tamaño de los despachos de Administración de Fincas en España, son por lo general pequeñas organizaciones, y en raras ocasiones de una sola persona (el ‘encargao’, como decía Mª José Hidalgo).

Pero paradojicamente, al ser despachos por lo general con poca estructura, acostumbra a recaer sobre el titular la mayor parte de las responsabilidades organizativas, y con ello los tan temidos “cuellos de botella” en la gestión del tiempo y las tareas.

Probablemente más del 80% de las tareas diarias de un despacho son acciones repetitivas, que aportan un valor relativo al servicio para el que el Cliente le ha contratado, y que dejan un limitado 20% a tareas que realmente relanzan la profesionalidad e imagen del profesional de la Administración de Fincas. Para ello, es imprescindible equilibrar estos elementos, procurando aumentar la eficiencia de las tareas de producción, para aumentar la eficacia de las tareas de valor.

Matriz Covey

Matriz Covey

Para poder mejorar la productividad del despacho, se hace imprescindible huir de algunos mitos:

  • El mito de la actividad: confundir los resultados con hacer mucho trabajo sin parar.
  • El mito del hombre/mujer equipo: el que lo hace todo él mismo y no delega.
  • El mito de la decisión aplazada: no tomar decisiones, considerando que le falta información.
  • El mito del indispensable: trabajar muchas horas en lugar de trabajar mejor.
  • El mito de ahorrar tiempo: tratar asuntos dificiles de manera superficial.
  • El mito de trabajar contra el tiempo: ver el tiempo como un “toca-narices” y objeto de justificaciones, y no saber apreciarlo.

[piopialo vcboxed=”1″]Poder de actuar con integridad y proactividad depende de los valores y no de los impulsos o del estado de ánimo.[/piopialo]

Problemas y hábitos en el uso del tiempo:

  • Constante sensación de fatla de tiempo -> presión del tiempo.
  • No saber por donde comenzar -> superposición de tareas.
  • Actuar reactivamente -> Respuesta a urgencias.
  • Imcumplimiento de los plazos y compromisos.
  • Dias, horas y actividades improductivas.
  • Pérdida de horas = resultados = COSTE ECONÓMICO.

[piopialo vcboxed=”1″]Ley de Parkinson: “Toda tarea se dilata indefinidamente hasta ocupar todo el tiempo disponible”[/piopialo]

Los asuntos son todos importantes y urgentes (como muestra la imagen de la Matriz Covey), pero recuerda que:

  • Cualquier asunto grande se puede dividir en varios asuntos pequeños.
  • Los asunstos pequeños con más controlables.
  • Los asuntos importantes se deben priorizar: no son todos igual de importantes.
  • Los asuntos urgentes ya deberían de estar hechos.

En el post sobre los horarios de las Juntas, Maribel Orellana reflexionaba sobre la posibilidad de hacerlos compatibles con los horarios familiares. En la Administración de Fincas debemos ser conscientes que [piopialo]trabajar con mayor eficacia no es trabajar más horas, sino trabajar mas inteligentemente[/piopialo]:

  1. Diagnosticar la situación actual. Analizar el uso del tiempo.
  2. Definir objetivos y comprender la prioridades.
  3. Eliminar las tareas inútiles o que no aporten valor.
  4. Planificar las actividades y programar diariamente la agenda (5 minutos):
    1. Cerrar el día de hoy.
    2. Ver las citas de mañana.
    3. Fijar el tiempo de cada cita.
    4. Asignar prioridades (A, B, C y utilizar colores).
    5. Ser flexibles.
  5. Controlar las interrupciones (decir NO).
  6. Romper con los málos hábitos.