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Si de los errores propios forjamos nuestra experiencia, aprender de los errores de los demás es más inteligente, y sobretodo más barato.

Una vez “alejado” en cierto modo de la administración de fincas que he ejercido durante más de dos décadas, pretendo con este multi-artículo de reflexión interior -este es el primero- compartir un compendio de errores que durante estos años he cometido de forma más genérica y prolongada. 

Los trataré de forma “resumida” e individual, describiendo las situaciones en las que me he encontrado, añadiendo en cada caso algunos consejos propios que espero puedan ser de utilidad.

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1. Empleados. Colaboradores.

Selección.

En sólo uno de los cuatro despachos en los que he trabajado (en tres de ellos como asalariado) se realizaban tareas de selección más o menos profesionales. Ello no quería decir que la selección fuera más acertada, pero disminuía claramente los riesgos de error. En los otros casos, incluyéndome en las que la responsabilidad de la contratación era exclusivamente mía, la contratación ha sido más con el corazón que con la cabeza. Con independencia de que el resultado ha sido diverso, en mi opinión los casos en que no ha funcionado tenían relación directa con las carencias en la selección previa a la contratación.

Mi consejo.

Nunca contrates con el corazón; siempre con la cabeza y el gorro de empleador (aunque también seas empleado). El candidato debe cumplir a priori con los requisitos necesarios para las funciones que deberá desempeñar. Adaptar las funciones del puesto a las aptitudes de la persona debe realizarse sólo cuando las competencias del candidato sobrepasen la media. Lo contrario, está llamado al fracaso. Utiliza Linkedin para reclutar talento; probablemente te será más eficaz contratar una persona ya empleada, que una que está en “búsqueda activa de empleo”.

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Formación.

El candidato debe tener formación previa para el ejercicio de las funciones que desempeñará. No cabe (salvo excepciones) esperar a que con el tiempo las aprenda. En una pequeña empresa eso es absolutamente excepcional, y, en todo caso, sale muy caro. Indaga en su curriculum si ha adquirido conocimientos complementarios de forma recurrente; una persona que desde que terminó sus estudios (por universitarios que sean), si no se ha formado de forma regular y constante, tiene mucho riesgo de padecer el síndrome del funcionario.

Mi consejo.

Asegúrate que tiene las aptitudes suficientes para ejercer el puesto con sobrada soltura desde el primer momento. En el caso de que necesite adquirir conocimientos clave (por ejemplo, conocer el programa de gestión que utilizará), te recomiendo que los adquiera antes de llegar a su lugar de trabajo. Aunque puedas creer que ese curso de formación es caro, será infinitamente más barato que enseñarle tú o alguien de tu despacho. El tiempo se multiplica por dos -por lo menos-, y probablemente no será lo que más sobra en el despacho.

La formación continua es imprescindible. Además de aliviar la monotonía del trabajo (lugar, ambiente, compañeros, jefes, ….), ayuda a ganar conocimientos que pueden ponerse en práctica muy rápidamente. Y, lo mejor de todo, es que la mayoría de organizaciones patronales realizan cursos muy específicos, cortos, y, lo mejor, generalmente gratis.

Emprendedor o funcionario.

Aquí probablemente no sea justo, pues soy emprendedor en serie. Pero intentando ser objetivo, creo que ambos perfiles tienen cualidades que se adaptan a un pequeño despacho. Un perfil emprendedor va a ser muy inquieto, interesado por aprender, hacer las cosas diferentes, pensar en cambiar la forma de hacer las cosas…. pero probablemente no esté en la empresa mucho tiempo. Por el contrario, una persona con menos aspiraciones de hacer las cosas de otra forma, tendrá a su vez menos pretensiones de cambiar (generalmente coincide con personas que tienen a lo largo de su vida muy pocos empleos) y tendrá un perfil que se adapte muy bien a funciones donde el cliente no se encuentra cómodo ante los cambios de caras (por ejemplo, para asistir a las reuniones de comunidades).

Mi consejo.

Detecta y contrata con el máximo conocimiento de si se trata de un perfil u otro, y saca el máximo provecho de esa actitud en beneficio del despacho.

Remuneración.

El salario fijo, y especialmente en las complejas situaciones actuales, pesa como una losa. De las diversas fórmulas que he tenido ocasión de conocer, la de 12 pagas prorrateadas creo que es la más acertada, especialmente desde el punto de vista de la previsión de gastos durante el ejercicio. Las pagas extras son siempre un quebradero de cabeza para el empleador, especialmente si se juntan con liquidaciones de impuestos. No obstante, complementarlo con un cierto porcentaje de objetivos acostumbra a ser un aliciente que satisface, cuando se da el caso, tanto al que lo percibe como al que lo paga.

Mi consejo.

Fija las condiciones esenciales (salario fijo) claramente desde el principio. Las condiciones variables (muy recomendables), dependiendo del tamaño del despacho, se pueden fijar cada año, en función de los objetivos estratégicos que marque la empresa. Para evitar la frustración -y el conflicto- procura dejar claro desde el principio que se trata de un complemento que se adaptará cada año a las condiciones estratégicas, ya que un año puede interesar más el crecimiento que la consolidación de cartera, por ejemplo, u otras circunstancias estratégicas que se definan.

Horario.

Si antes decía que el puesto de trabajo no debe adaptarse a las aptitudes del candidato, el caso del horario es diferente. A pesar de que pueda parecer que no todas las personas del despacho tengan el mismo horario, si las aptitudes (y las actitudes, de paso) del candidato son interesantes, pero su horario no se puede adaptar al general de la oficina, es los tiempos actuales esto no es un problema.

Mi consejo.

Si el candidato merece la pena que trabaje en tu despacho, pero solo puede hacerlo en horario de mañana (por cuidado de hijos, por ejemplo), no lo dudes. A penas deberás hacer algunos ajustes, y en pocos días estará la situación adaptada a la nueva organización. Lo de entrar y salir todos a la misma hora (y ya no digo lo de trabajar todos en el mismo lugar físico) pronto estará en los libros de historia.

Fin de la relación.

Como las personas somos todas distintas, es probable que en algún caso no aciertes con la persona, a pesar de haber puesto el máximo espero en su selección.

Mi consejo.

No esperes que el tiempo cambie la situación. Por lo general no lo hará, así que desde el momento en que detectes que hay problemas, préstale la máxima vigilancia posible, tanto en el trabajo de esa persona como, en su caso, en las relaciones con compañeros, proveedores, y, especialmente, Clientes. No es una frase mía -por supuesto- pero dicen que “contrata despacio; despide deprisa”.

Espero os puedan ser de ayuda las reflexiones sobre mis errores. En el siguiente artículo trataré otro de ellos: la gestión de la contabilidad de los clientes.

Pedro García

Consultor Digital

@primeraconvo