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Después de muchos años celebrando Juntas de Propietarios, la he devidido en cuatro partes: 

LA CONVOCATORIA DE LA JUNTA

Si quieres que una Junta de Propietarios salga bien, es imprescindible la preparación de la misma. Cuanto menos preparada esté, más probabilidades de que haya problemas:

 a) La antelación: respeta siempre la antelación prevista en la Ley; si hace por correo debes tener previsión del tiempo de transito hasta que le llegue al domicilio designado por el propietario, ya que es en ese momento cuando se computa la antelación prevista. El defecto de convocatoria en plazo puede ser motivo de nulidad de la Junta: vaya jugada!

 b) El orden del día: conviene ser concreto con los temas a tratar. No hace falta que cada tema se detalle en 10 líneas, pero no por acortar la explicación del tema a tratar, haremos la Junta más corta.

c) Envía la documentación necesaria con la convocatoria, y así los propietarios que asistan o deleguen el voto tendrán el tiempo necesario para estudiar el asunto a tratar, y la Junta será más efectiva. No olvides incluir una plantilla de delegación de voto. Haz uso de la tecnología ahorrando papel: escanea los documentos y compártelos desde la nube; la mayoría de propietarios te lo agradecerán, y solo unos pocos te pedirán la copia en papel.

d) Debes indicar los morosos, ya que según la Ley, no deberán tener derecho de voto si asisten a la Junta (ni de impugnación de los acuerdos), pero deberá señalarse en la convocatoria esta situación. 

e) El horario: debe tenerse previsto que a la primera convocatoria no asista el quorum necesario de propietarios, por lo que se acostumbra a indicar la hora de la segunda convocatoria, que puede hacerse 30 minutos después. Los expertos de gestión del tiempo recomiendan que los participantes en una reunión conozcan la duración que ha previsto el organizador para cada uno de los temas. Indicarlo en la convocatoria suele dar buenos resultados para que la reunión no se eternice. En cuanto al día y la hora, depende del perfil de los propietarios, pero debe procurarse que sea en una fecha y horario que permita la mayor asistencia.

f) Envía la convocatoria: la Ley recoge que debe ser citado en el domicilio que éste haya designado, o en su defecto en la propia finca, o en el tablón de anuncios. En este ultimo caso conviene cuidar los requisitos de la Ley de Protección de Datos, y evitar colocar en el tablón de anuncios ninguna información reservada, ya que podría estar al alcance de cualquier persona ajena a la Comunidad de Propietarios. Recuerda que se debe convocar a los propietarios, nunca a los arrendatarios aunque sean éstos los que paguen la cuota de comunidad, que solo podrán asistir a la Junta en representación debidamente cumplimentada. La Comunidad de Vecinos es un término coloquial no regulado por la Ley de Propiedad Horizontal.

2 LA ORGANIZACIÓN DE LA JUNTA

Conviene cuidar el escenario donde se celebrará la Junta de Propietarios, que dependerá mucho del numero de asistentes previstos. Si la Comunidad es pequeña, puede celebrarse en el portal, en el aparcamiento, o en cualquier otro lugar comunitario de que se disponga. Si por el contrario son muchos los asistentes previstos, es recomendable emplear un foro adecuado a la asistencia. Emplear sillas, más que evitar el cansancio de los asistentes, permite al moderador controlar mucho mejor el aforo, ya que lo normal es que permanezcan sentados durante la sesión y se eviten los indeseables corros de debates paralelos.

 Es recomendable que los miembros de la Junta de Gobierno sean los primeros en llegar al lugar de la reunión, organizando así el modo en que las personas se distribuirán en la sala, y tomando nota antes de comenzar de los asistentes para luego incluirlos en el Acta. Si una vez empezada la Junta llegasen nuevos propietarios, durante la reunión se hace un inciso de “recordad los que habéis llegado últimos de dejad nota de vuestra asistencia antes de marchar…”.

Si los temas a tratar son complejos y puedes disponer de un proyector, es una herramienta muy interesante para mejorar el desarrollo de la reunión. Mejoras la información en el momento en que se trata, y así haces más ágil su desarrollo.

LA JUNTA

Por respeto a los que han llegado puntuales, no conviene retrasar el inicio de la Junta más allá del horario previsto. El moderador (generalmente el Presidente o el Secretario) sobretodo en reuniones con mucha asistencia, conviene deje claro al empezar las “normas” a seguir, como el tiempo previsto para cada tema del orden del día, y que el turno de palabra debe ser ordenado y con respeto. Este aspecto siempre es deseable, aunque luego depende de los asistentes….

Comenzada la Junta, conviene que el moderador inice el tiempo de cada asunto, con la lectura y exposición ampliada del punto del orden del día a que se refiere, delimitando el tiempo previsto para este tema, y concretando a ser posible el contenido de la votación. El desarrollo del tema depende de muchos factores, dignos de un profesional de Programación Neurolinguística. Al llegar al final de cada debate, sin más dilación, celebrar la votación, tomando nota de la expresión del voto de cada propietario, para su posterior inclusión en el acta. Haz el recuento por el sentido del voto con menor numero de propietarios, agilizando así la anotación. No debería permitir el moderador que se reabra el debate de un asunto aprobado; esto es constumbre de algunos propietarios disconformes con el resultado, pero la vida en Comunidad es democrática; recuerdaselo!

 FIN DE LA JUNTA

Si ha habido suerte y la Junta ha llegado a su fin dentro de los cauces previstos, conviene que el moderador haga un resumen de los acuerdos (intenta hacerlo en forma que a ninguno de los que han votado en contra quiera reabrir el tema), revisa los asistentes que se incorporaron tarde, y acaba la reunión agradeciendo la asistencia y señalando que en unos días recibirán copia del Acta.

Celebrando muchas Juntas de Propietarios se aprende, algo, pero nunca deja de aprenderse, ya que los vecinos son personas, y como tal imprevisibles.

¿crees que me he dejado algo importante? Espero tus comentarios..Gracias!