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Este es el primero de una serie de posts en el que vamos a COMPARTIR sencillos procesos que hacen compañeros Administradores de Fincas, y que pueden servirte de ayuda. No dejes de contarnos tu experiencia y COMPARTE.

En este primer post quería compartir lo curioso que me resulta como compañeros, muy aventajados en muchos aspectos, no tienen implementados sencillos procesos.
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Es evidente que cada vez es mayor el índice de penetración del correo electrónico, pero el correo postal sigue siendo un porcentaje nada despreciable de los envíos de cartas. A mi modo de ver, los motivos por los que un Administrador de Fincas no externaliza son tres:

  1. El inmovilismo y la escasa proactividad al cambio. Si es tu caso, no sigas leyendo.
  2. El desconocimiento sobre la existencia de este tipo de servicios.
  3. El miedo a lo desconocido  y la falta de análisis económico-empresarial sobre los costes que estás soportando.

Si te encuentras en el segundo caso, la solución es sencilla. Puedes contar con empresas como Incoversa, Fincas24hAttajo y Manipulae, a las que les mandas los documentos en formato PDF por correo electrónico y ellas son las encargadas de imprimir, ensobrar, sellar, dejar los sobres en correos, y lo no menos importante, realizar el cobro del coste directamente mediante recibo domiciliado a cada Comunidad de Propietarios.

Si ya has visto en lo que te puede ayudar a mejorar tu servicio al cliente, fenomenal. En caso contrario, estás atrapado en el punto tercero, a lo que te invito a hacer el siguiente análisis, que te ilustro con un ejemplo:

“Juan tiene que enviar una convocatoria a 12 de los 22 propietarios (10 van por email) de un inmueble.
Juan utiliza 36 folios (3 /convocatoria) que previamente ha colocado en la impresora, que imprime e inserta en sobres (no digo “introduce” que yo se de una que me gastará la  broma). A partir de ahí, con la utilización de sobres de ventanilla, etiquetas o……tachán! a bolígrafo!!!, indica quienes son los destinatarios. Posteriormente les pone el sello. En todo este proceso invierte 20 minutos. Posteriormente Juan sale de su oficina en dirección a Correos que , con suerte, tiene a 15 minutos. Una vez llega, hace una cola de 10 minutos más para que le atiendan. Finalmente, vuelve a su oficina, invirtiendo otros 15 minutos.

cola en correos

Esto no acaba aquí, ahora Juan tiene que hacer la gestión de cobro para recuperar los aproximadamente 30 euros que ha invertido, lo cual puede implicarle desde hacer una factura y envío a la cuenta del cliente, expedir un cheque con firma solidaria e ir al banco a cobrarlo, o incluso tener que llamar al Presidente para que pase cuando pueda a firmar el talón. En la hipótesis más optimista,  otros 15 minutos.”Recapitulemos; Juan, o alguien de su despacho, ha invertido en un proceso administrativo que no aporta valor añadido a su cliente, pero que es imprescindible, 1 hora y 15 minutos de su tiempo. Voy a “despreciar” el coste de papel, sobres, tinta, mantenimiento de impresora, etc por el reducido coste marginal del mismo, pero que según la ley de los grandes números al final es “una pasta” al cabo del año.
Conclusión, si partimos de un coste de personal administrativo de 10 euros la hora, Juan ha invertido 12,5 euros, a lo que hay que añadir algo más importante, el coste de oportunidad de haber tenido una persona que podría haber aportado el valor añadido de la resolución, en esa hora y 15 minutos, de varias incidencias, conflictos o dudas de sus clientes.Si Juan tiene 50 comunidades, que le suponen 100 envíos (entre citaciones y actas), más otros tantos envíos de circulares, cartas de morosidad, etc, Juan está “gastando” (me niego a decir que invirtiendo) más de 2000 euros al año en algo improductivo, que le resta tiempo de atención (que yo valoraría en al menos otros 6000 euros de coste de oportunidad) y que, muy importante, no le supone coste añadido al cliente.

Si te ves identificado, no esperes a mañana.

#ChangeIsComing

Ivan Gea
#AAFFinkieto3
Co-fundador El Arte de Administrar
#AFColegiado 33356